予防歯科に力を入れる伊藤歯科クリニックには長く通院する患者が多く、診療ノートが厚くなる傾向がありました。カルテは電子カルテにデータがあるため、診療室に持ち込む必要がありません。ルールに基づき、管理・処分することで、法に基づいて、一定以上増えないよう運用できます。しかし診療ノートは増えていく一方で、置き場所を分散したりしながら保管場所を確保している状態でした。診療ノートは診療業務に密接に結びついているので、毎日アクティブに動きます。受付仕事の3割が診療ノートの出し入れ・チェック等の運用で、時には探し回ることもありました。院長にとって、診療ノートのペーパーレス化は10年来の悲願でした。

スタッフのほとんどがパート勤務という歯科医院が多い中、同院は生産性高く仕事に取り組めるよう、正社員化を進めました。診療時間を短縮するなど制度面を整備し、2016年にひょうご仕事と生活のバランス企業」として歯科医院で初めて表彰されました。制度の整備に続き、仕事の質の向上が必要と考え業務のスリム化を目指しました。「受付・助手の仕事を洗い出すと、診療ノートの出し入れ、チェックなどの管理が少なくとも全体の３割を占めており、ペーパーレスを進めることは投資以上のメリットがあると確信しました。以前からデータベース化やシステム化に取り組んできたが何度も挫折を繰り返していた。ペーパーレス化は十年来の悲願」（伊藤院長）でした。

院内のIT担当・コーディネーターの江田紗弥氏も「以前は、予約の患者様の診療ノートを前日に出して治療計画を確認し、翌日の治療に備えていました。診療ノート自体が受付にあったり、担当の衛生士のところにあったり分散していて、診療ノートの出し入れに時間がかかり、収納するスペースにも苦労していました」と振り返ります。

そんな折、知人の歯科医からGEMBA Noteのことを聞いた、それが2019年12月。伊藤院長は、歯科医院の実践事例を見て二週間で同院でのGEMBA Noteの導入を決めました。そしてなんと正月明けからペーパーレスでの診療（iPadで診療ノートを見る体制）を開始することになりました。

「診療ノートのスキャンには時間がかかるため、特定の社員が年末に出社して作業をしました。診療ノート番号順ではなく、年始に予約が入っている患者の診療ノートから取り込みを開始し、年始からのスタートに間に合わせました。導入直後はiPadの操作に慣れず一時的な不安もありましたが、診療ノートを探していた時間を他の業務に充てられるようになり、診療ノートがぎっしり詰まっていた棚には口腔ケア商品の在庫が置けるようになりました」その後も地道にスキャンを続け「半年で6000超の診療ノートの取り込みが完了しています」（江田氏）

「IT担当がGEMBA Noteを楽しんで工夫してくれて、スタッフが楽になっている」と院長が評するITリーダの江田氏は「実際の診療ノートの代わりにどういう風に使えるかが想像できなかったが、使い始めてみると想像以上に便利な使い方ができて嬉しかった」と言います。