治療に写真や動画を積極的に活用

「歯並びが悪くなっているのは、原因があっての結果」田中院長は繰り返します。
言葉であれこれ説明するよりも、動画はまさしく「百聞は一見に如かず」です。
「小児の予防矯正は、ワイヤーなどによる矯正の前に唇や舌の動かし方の問題が残っていると歯並びに影響が出る。Dental eNoteは動画との親和性が高く、トレーニングに活用しやすい。例えば呼吸の仕方も影響するということが、動画だとより伝わるし、歯周病の人の位相差顕微鏡による歯周病細菌検査の画像などもすぐ見せられるように、動画を登録したテンプレートをあらかじめ多数用意しており、Dental eNoteを使ってMFT治療をスムーズに進められるようになってきた。患者自身の動画をノートに貼り付けておき、前回と今回の記録を比べたり、特徴を活かした治療ができるようになってきた」と言います。

利益につなげられるような仕組みの中に入ってくれそうだから導入した

「棚の問題、出し入れ、紛失といった点の解決策として、サブカルテ（診療ノート＊）の紙をなくす意味はもちろんあるけれども、初期投資もかかるし、それを紙からデジタルに変えて売り上げが上がるか？といえば、スタッフの時間短縮にはなるが生産性はない」と言う田中院長が、デジタル化に踏み切った決め手は何だったのでしょうか。

（＊）MetaMoJiでは、患者情報や治療計画、治療内容を記録する媒体を「診療ノート」と表記しています。歯科医院では「サブカルテ」と呼ばれることが多いものですが「電子カルテ」と混同してしまうことに配慮し、表記を見直しました。

「加算の対象になるようなところにDental eNoteがフィットすると考えた。効率化だけでなく、売り上げに貢献することの意義が大きかった。保険診療の流れの中では、Ce加算など、記録を残しておくことが大切で、デジカメ画像、口腔内画像などがカルテとリンクしておく必要がある。その記録を残すベースとして、デジカメをiPadにすれば一元化し、取りこぼさず加算できる。Ce加算は年齢制限がないので、どの年代に対しても加算の取りこぼしがないようにすれば大きな収益につながる」
加算を取りこぼさない工夫は、至る所に施されています。例えばDental eNoteの患者ノートのタイトルに「Ceあり」とメモをつけたり、メンテナンスの時にも写真記録を確実に残せるように、写真を貼り付ける場所を最初から用意したテンプレートになっています。

「紙での情報は少なかった。そこに写真が一元化できるようになったメリットは大きい。紙では記入できる範囲も限られていたので、そのエリアを広くしたりといった工夫はしてきたが、過去の記録を遡るのが難しかった。そこで工夫したのが、用紙の色を自分（ドクター）と衛生士とで変えて作成したことだ。ページをめくっても遡って探しやすくなった」「大人はブルーにするなど、流れや対象に応じて用紙の色を変えている。歯並びに異常がないか？どれに該当するか写真から選択して、該当するものがあれば問診票を書いてもらう。問診票の内容を受けて管理表を見ながらスタッフが進めていくことができる。Dental eNoteは欄外にも自由に書き込みができるので、そこに様々な注意事項や、その後の流れを書き込んでおき、それを確認しながら次のステップに進むことができるようにしてある」

その結果「収益は4千万円増えた。これは自分が頑張った訳でなく、スタッフによるもの。治療を通して医院に馴染んでくるから、その後の自費診療に移っていくケースも多い」また「トレーニングの記録を残し、スタッフ間での参考として活用できる。自分の仕事は仕組みを作ることだけで、あとはスタッフに任せることができる」Dental eNoteに移行することで、動画を積極的に活用した良質な治療が提供できるようになり、加算の取りこぼしもなくなり、良好な治療がその後の自費診療にもつながるシステムを実現しました。

もちろん増益はスタッフの給与に手当として還元されます。より責任感や充実感を持って仕事に従事できることがやりがいとなっていることもあるのか、衛生士に家庭の状況以外での離職者がなく、こちらから特にアピールしていなくても「子どもの口腔機能の育成に携わりたい」といった人のエントリーが出てくるなど、求人にも効果が出てきていると言います。