まずは、カルテ出しとカルテ戻しですね。1日 130〜150人の患者さんが来られるのですが、紙ベースのカルテをずっと使っていました。院も広いので、どの先生がどのカルテを持っているか、走り回っているような状況でした。カルテの出し入れは受付の仕事ですが、かなり時間を使う作業だったので、忙しければ役割を超えてヘルプすることもありました。カルテを探し回る時間はイコール患者様をお待たせする時間なので、カルテ庫に持ち出し表を貼ったりもしましたが、ルールは浸透しにくいし、返却ミスも多くて。番号を間違えて片付けてしまうと、もうおしまい。人も時間も無駄が多かったですね。

急患で来られた時とか、本当にカルテが見つからなくて、「誰が持ってるか分からん！どこだどこだ？！」って。
先生や衛生士さんが持って行っちゃうんだよね。「一瞬だからいいか」というのが、どうしてもある。

カルテの出し入れ問題、そしてカルテなくなる問題。
毎日140人のカルテを出し入れしていると、担当のスタッフは死んだ目で、生産性のない仕事をしている。
これはなんとかしないと、ですよね。

スペース問題もありました。長年来てると、クリアファイルが破れるくらいの患者さんもいて、置き場所がない。
年に数回は、来てない人リストとして他の場所に移動する作業も手間だった。別の場所に保管したつもりでも、どこに保管しているか分からなくなり、すぐカルテを見つけることができなくて時間がかかってしまう。

保管義務もあるので、今来ていない患者さんのカルテも保管しておく必要があるからね。
でもクラウドなら、それを超えても置いておくことができるというメリットもあるよね。

そうですね。私はデジタルが好きで、中でもWindowsが好きなんですが、Dental eNoteはiPadでもWindowsでも使えるのがいいですね。最終的な目的は自分の院で何を採用するか、以前から調べていて。MetaMoJiを知った当時は、Dental eNoteはGEMBA Note（*）でしたね。本当にいろんなアプリを比較検討しました。価格が安いけど、シンプル過ぎて当院には合わないなとか、書き心地とか。（チェア数が）多いので、複数のデバイスでひとつのカルテを開いて動作が安定するか、といったことも確認しました。

機械に強い浅野先生を中心に「電子化係」を立ち上げました。機械に弱い人も逆に入れました。院内にはそういうスタッフも多いので、スムーズに使えるように。取引のある業者さんからも情報を集めたり。「書き心地はDental eNoteですよ」と聞いていました。

予約ソフトとの連携ですね。予約（の電話）がかかった時に、予約一覧からクリックでそこに飛べるのはかなりありがたい。
パッとその場で、次の予約は何かとか、今何の治療をしているか、がすぐに把握できる。これは紙と全く違う連携スピードが
出ます。

リアルタイムで、すぐに書いている内容がわかること。初診カウンセリング時に、カウンセラーが書いた後に、担当する衛生士やドクターがそれを見るんですが、紙だと書き上げるまで待つしかありませんでした。

TCが記入中の問診票に「もう少しここ詳しく聞いて」「どこの歯医者さんにかかってたの？」など、リアルタイムにやり取りできるしね。

新しい院では、受付ともリアルタイム共有しているので、次の予約のニュアンスが伝わらないな、と思った時なんかにも使ってますね。開いておいたら共有できるメモのように使えるところが大きいかな。インカムを使う必要がない。

意外にスムーズだったかなと思います。
結構感覚的に使えたかなと。

スマホが使えたら、多分使える。そこまで困っていた様子はなかったですね。
これ印刷どうするの、みたいなのがあった程度かな。

カスタマイズ性が高過ぎて、こんなこともできるのか！そんなこともできるのか！と、お腹いっぱいになって、うちでは使えないかもしれないなぁと最初思ってしまった。
でもいろんな院に話を聞かせてもらって、「実際にカスタマイズしてこんなふうに使ってるよ」と聞くうちに、ああこんなふうに使えるのか、うちもできるじゃん、と感じました。しかし当時はスタッフの「紙の方がやっぱり書きやすいでしょう」という障壁が強く一度保留しました。

水面下で検討して、この人は紙を作らずに電子化してみましょうとかやってたよね。
でもやるなら一気にしないと意味がない。保留して、温めて、もう一回考えてみようとか。
わたしもちょうど育休から復帰した頃で、他の予約システムの話も挟んだり。

自分自身の開業の時期も決まっていたので、絶対にしんくらを電子化してから開業しなくては！という焦りもありました。でもこれだけ大型の医院で大ゴケすると大変なので、院長がこれでいける！と言ってくれるようなテンプレートにしようと、練りに練りました。
Dental eNoteに入っているテンプレートには、リストとか、簡単に入力できるものが組み込まれているので、それをしんくらのテンプレートにコピペして、作りました。

気がついたら名簿がリストになってたり、チェックリストとか、選ぶだけで良くなっていたり、「作りましたので、これで書きませんか」っていう段階になってたよね。

やっぱり、スタッフにとっても、紙からデジタルにして、どこかしら楽にならないと、メリットがない。そうすると受け入れられない。
それから、ただ、紙から電子化しました、読み込めますよ、なら、どのソフトでも変わらない。しんくら歯科医院は、マウスピース矯正をたくさんやっているんですが、何枚目のアライナーを使っているか、この患者さんはどの段階からどの強さを使い始める、といったマニュアルがあって、その通りにチェックしながらシールを貼っていけばいいんです。元々はアナログなシールなんですが、それをDental eNoteのテンプレートに落とし込みました。そうすると、チェック項目がすべて並ぶので漏れがない。同じチェックリストなので、誰がやっても同じクオリティで治療を提供できるようになります。

そうですね。カルテの作り方をはじめ、しんくら時代にMetaMoJiにたっぷり聞きましたし。

実は、最初は、サブカルテは紙で行こうと思っていました。初期費用がかかりませんし。
でも設計時に、（紙のカルテがなければ）無駄なスペースをなくして受付広くできるなとか、夏休みに有志を募ってカルテをスキャンしたり、電子化の大変さをしんくらで見ていたので、やるなら最初からの方がメリットが大きいかなと、方針を変更しました。用紙テンプレートは、浅野先生からごっそりもらいました！

うんうん、あれは本当に大変だった！

テンプレートをまとめて全部送れるのがいいよね。
でも、もっと聞かれるのかと思って覚悟してたんだけど

しんくらにいた当時は、用意されたものを使っていただけだったので、自院への導入サポート(*)はしっかりお願いしました。全く使ったことがないスタッフに向けて、基本的な使い方や動作を教えてもらうのが大切かなと思って。
テンプレートは変えようと思ったときに自分で好きなように変えられるから、初診セットを自分が使いやすいように変えられるし、いろんな医院さんからきたスタッフがいるので、それいいな、と思ったことを採用しやすいですね。

変更といえば、コミュニケーションシート（サブカルテ）には、いろんな種類の紙があり、日々更新されていくものもあります。ここにこの問診を追加しよう、記載を追加しようというときに、紙だと、刷ってあるものが使えなくなって、発注や印刷の手間も時間もかかりますし、複数の場所においてあったりするのをすべて入れ替える手間もかかって大変でした。

たとえば、肝炎とか、インプラントしてる人とか、滅菌や、来院前のチェアの準備が大切なので、パッと見て「この人は注意しないといけない」とわかるようにするんです。しんくらでは用紙自体を紫にしてあります。

先日も「往診用のコミュニケーションシートを作って欲しい」とリクエストがあったんですが、往診用にピンクの用紙を買ってこなくても、パソコンで背景をピンクにするだけだし、「ここに歯式を追加してください」とか「うがいができる・できない、会話ができる・できない、椅子に座れる・ベッドに寝たまま」などのチェックリストの追加も、キャッチボールしながらその場で作れるし、実際に現場で使ってみて、帰ってからの手直しもすぐにできます。院内のテンプレートのメンテや作成は、浅野先生が作って行ってくれたテンプレートをカスタマイズして使っています。浅野先生が開業していなくなってしばらくは、「先生のあのメモ見せて！」とかよく聞いてたんですけど、今はだいぶ慣れてきました！