Dental eNoteで得た、時間と空間

Dental eNote導入から2年、「DX化のきっかけは、紙カルテ問題だった。導入後の一番大きな変化はカルテ庫だった部屋がカウンセリングルームとして活用できるようになったこと。チェア9台に対してカウンセリングルームは1部屋で、以前は取り合うような状況だったが、もう1部屋増えることで、カウンセリングにしっかりと時間がかけられるようになった。初診の場合、カウンセリング30分、レントゲンなど資料どり30分の後に診療になるが、この場所と時間をきちんと確保できるようになったことで、より多くの患者さんを診ることができるようになった」

「そして、カルテをデジタル化することで残業が解消できた。受付は常時２名。翌日のカルテ出しに１−２時間の残業が発生していた。土曜は特に来院が多いので３人必要なことも多かったが、それが今は受付が1人でもオンタイムで帰っている。中のスタッフよりも受付の方が早く終わることができるようになった」「これから間違いなく人口減少とともに、さらに人材不足が加速していく。歯科での人材採用も困難になってくることは間違いない。そのためにもサブカルテの電子化により受付業務を減らし、人材不足への対応を今からしておくことが大切だ」と、将来を見据えたデジタル化の重要性を指摘します。

決め手③：
遠隔からのフォロー時、
「ここ」が伝わる

そして学会や勉強会での出張時など、電話のできないリモート環境において、iPad上でスタッフからの相談等に対してリアルタイムでの対応が可能な点を挙げます。「矯正相談や急患、難しい症例の口腔内写真やレントゲン写真を、すぐスタッフに貼り付けてもらい、その画像をリアルタイムで共有しながら、マーカーで線を引いたり囲んだりしながら順に指示を出すことができ、"ここ" がお互いに正しく認識できる。自分が院内にいなくても、チャットのように同時に書き込み、リアルタイムに患者情報を共有できるのは大きなメリットだ」

スマートに働けることは、
スタッフの自信につながる

「見学や、就職・転職で当院に来た人に『全てデジタルになっているのってすごい』と驚かれます。患者さんからも『新しいね、便利だね』と言われ、それはスタッフの自信につながっていると感じる。”最先端・新しいところで働いている” という自信。今の世代は物心ついた頃からデジタルに慣れているデジタルネイティブ。紙のカルテなんて、ボールペンなんて使っていられない、という世代だ。それがないところでは働けないし、一度体験すると、戻れない。働く環境として良いと感じてくれていると思う」と院長。

ー これらの取り組みは、院長先生が先頭に立って引っ張っておられるのでしょうか？

「私は、絶えず医院に新しいことを取り入れ、変化させていくことが大切だと思っている。常に進化していくことを目標とする「革新型医院」でありたい。そうすると、スタッフも頑張って、提案をしてくれるようになる。提案はとにかく一度取り入れる。うまくいかず元に戻ることもあるが、トライアンドエラーを重ねることでブラッシュアップされていく。私が一人でぐいぐい引っ張っていくというよりも、全員でやっていると言えるんじゃないかな」と笑顔で答えます。

にじいろ歯科では、受付周辺だけでも多数のツールを組み合わせて使用しています。「新しいことを取り入れ、変化させていく」の言葉通り、つい最近も予約システムを入れ替えたところでした。

MetaMoJiの導入支援コンサルティングで、
スムーズに運用につなげられた

Dental eNoteは、45日間の試用期間中に導入支援コンサルティングを受けることができます。
基本的には以下のような内容を3回に分けて実施します。

• ・初診セットの整備
• ・よく使う書式のアレンジ（フォーム化）
• ・ツールボックスの整理
• ・もしもの時のノートの復元方法
• ・予約のつけ方（予約システム連携していない医院様向け）

スタッフの多いにじいろ歯科医院では「デジタルやITに強い人材ばかりではないので、導入コンサルはパソコンの知識がある私（院長）と、数名のスタッフに絞った。新規開院や、数人の規模であれば全員が参加して一気に理解を進めるのが効率的だと思うが、あまり詳しくないスタッフに対しては決定したものを "これでやってね" と広める方が混乱がないと考えた」そうです。

「実は、オンラインでの導入支援と聞いて不安だった。しかし、そもそも離れたスタッフ同士が連携するためのツールだけあって、各自のiPadで同じ内容を即時に共有でき、話を聞いていても "ここ" で迷うことがない。初回のイントロダクションでしっかりとDental eNoteの感覚をつかめた」と言います。

「一回60分という時間設定も良かった。昼休みや、診療時間が終わってからでも残ってもらいやすい。次の回までに宿題も出されるが、練習もできてしっかりと定着させながら進められた」

「書式は予め用意されたものに合わせることになるのだろうと思っていたが、よく使う書式をPDFで取り込んで使用できる。さらに『ここは選択肢を用意してタップするだけにすると効率が上がりますよ』と手順をまずやって見せてくれて、『同じようにここをやってみてください』と続く。同じ画面をリアルタイムで共有しているので、安心して操作できるし、その場で実践できる。一方的な説明ではなく、導入支援担当の方と私たちが一緒に話し合いながら、今実際に使っているものをどのように移行していけば良いか全体像を固めていったので、理解が深く、コンサル終了後トラブルなく本番環境に移行することができた」

「院内にはタブレットを使ったこともないスタッフもいる状態だったが、スマートフォンに慣れている世代なので感覚的に使えて、すぐに慣れてしまった。『こんな時はこれを使って』と言うだけであっという間にサクサクと使いこなせるようになった」そうです。導入コンサルの際の動画は、新しくスタッフが入った際のイントロダクションとして今も活用しています。